Prima di andare oltre nella lettura, una piccola “avvertenza”: il consiglio è utile per chi non ha appuntamenti prefissati, se non dei clienti o punti vendita da visitare all’interno di orari specifici (per esempio dalle 9 alle 13).
In passato ho sempre usato un altro tool non dedicato, ovvero Garmin Basecamp che serve per gestire i navigatori satellitari e creare i percorsi.
Dovevo però decidere prima come dividere le visite per ogni giorno, andando poi a riorganizzare l’ordine del giro visite e quindi ottimizzare il percorso con il software.
Attività che mi viene semplice anche fatta a mano, dopo anni di sviluppo di percorsi per i motogiri; ma non riuscirei mai a ottimizzare il giro visite così semplicemente e più ancora rapidamente.
Qualche settimana fa mi si è accesa una lampadina: perché non usare un tool dedicato per l’ottimizzazione delle consegne?
La differenza è che invece di consegnare dei pacchi, devo solo visitare dei clienti o punti vendita su più giorni.
Allora ho provato a usare HERE WeGo Deliver. Un servizio online messo a disposizione gratuitamente da Here Technologies fino a tutto il 2020, per aiutare le aziende nella gestione delle consegne durante l’emergenza COVID-19.
1° FASE: FLOTTA E MAGAZZINO
Si accede al portale https://wegodeliver.here.com/ e si comincia con l’inserire i dati.
Magazzino: da dove si parte (casa, ufficio o albergo). Con la possibilità di scegliere di non tornare al luogo di partenza alla fine della giornata.
- N. di veicoli: i giorni per cui si intende fare la programmazione.
- Capacità per veicolo: il numero di appuntamenti massimi che si vuole/può fare in un giorno. Si potrebbe inserire 99, lasciando al sistema la valutazione di quanti è possibile farne per ogni singolo giorno.
- Orario dell’autista: con la barra si seleziona l’orario di uscita e di ritorno.
Finite le impostazioni si clicca su “Continua”
2° FASE: ORDINI (VISITE)
In questa fase si dovranno inserire gli indirizzi dei clienti o punti vendita.
Che può avvenire manualmente cliente per cliente, oppure caricando un file CSV preventivamente compilato (c’è un template da scaricare).
Consiglio la seconda scelta, perché si possono inserire più informazioni e la trovo anche più rapida; visto che spesso si hanno già i dati in un foglio di calcolo o si possono esportare.
Molto importante è il dato sul tempo che serve per la visita, per rendere molto più corretto/realistico il calcolo, e che va inserito nella colonna “Service time” (in minuti). Direi meglio fondamentale.
Il mio consiglio è di valutarlo in eccesso, così da tenere conto anche degli imprevisti e dei “tempi tecnici” (pausa pranzo, pausa caffè, bisogni fisiologici, eventuali problemi, ecc.). Per mia esperienza aggiungerei 15/20 minuti, che saranno da aumentare quando si tornerà a una situazione di traffico pre-covid; per tenere conto del traffico imprevisto.
In alcuni casi suggerisco di non fare la programmazione per tutti i clienti, gestendone alcuni a parte.
Questo perché nel calcolo non viene tenuto conto dei costi per autostrada e carburante, che potrebbero rendere più economico pernottare fuori o quasi a pari costo. Andando ad aumentare il numero di visite e, da non sottovalutare, la sicurezza.
Nel caso di clienti che possono essere visitati in un determinato orario, per esempio la mattina o il pomeriggio, è possibile indicarlo sfruttando le colonne “Start Time” ed “End Time”.
Per verificare gli indirizzi, il portale di riferimento è ovviamente https://wego.here.com.
C’è anche un trucco per i luoghi con indirizzi “particolari”, come possono essere quelli senza numero civico o con l’indicazione del chilometro: si possono aggiungere le colonne “Latitude” e “Longitude”, dove inserire le coordinate in gradi decimali (DD)
Completato l’inserimento, si dal il via al calcolo cliccando su “Pianifica Tour”
3° FASE: TOUR (IL GIRO VISITE)
Ecco il risultato della mia ultima pianificazione su 13 giorni per 110 punti vendita, da gestire con una capacità massima di 8 visite al giorno.
Nel mio caso ha “scartato” 8 punti vendita, che andrò a gestire nella successiva programmazione.
Cliccando sull’icona con l’occhio si andrà a esplorare ogni singolo giro visita.
Cliccando invece sul simbolo della condivisione si potranno fare 2 scelte, l’invio tramite e-mail o l’esportazione come file PDF.
Con la condivisione via email utile usare l’oggetto per indicare il giorno, facilitando la successiva ricerca.
I file PDF per comodità possono essere caricati in una cartella in cloud, dandogli un nome che faciliti l’identificazione del giorno a cui si riferiscono.
La soluzione che sto usando, perché la trovo più pratica. Mi permette di riorganizzare rapidamente i giorni solo rinominando i file.
Tra i trucchi utili la possibilità di sfruttare le colonne “Name” e “Order Notes”, dove inserire il nome del cliente ed eventuali note utili.
4° FASE: LE VISITE
Come utilizzare le email e i file PDF per raggiungere i vari clienti?
Con un semplice TAP sul link si farà partire la navigazione, che nel PDF è celato sotto la dicitura “Naviga dalla tua posizione”.
Nel file c’è anche il QR CODE, con il quale si apre direttamente il link.
L’applicazione WeGo per smartphone è scaricabile per Android e iOS, con una nuova versione che sta per arrivare.
Meno conosciuta dei classici Google Maps e Waze, ma ha alcuni vantaggi oltre alla qualità cartografica:
- si possono scaricare le mappe offline, per usarla senza connessione internet.
- il percorso potrebbe essere diverso da quello che fa la maggioranza, che usa altre applicazioni (da non sottovalutare)
PER CONCLUDERE
Ringrazio Here Technologies, per le informazioni che mi sono state fornite a seguito dell’e-mail che ho inviato al supporto del servizio. Mi hanno permesso di migliorare la mia esperienza d’uso e di conseguenza questo articolo.
Spero che questa guida possa essere utile a chi ha la mia stessa necessità.
Nel mio caso ha portato a un aumento delle visite di oltre il 20%, partendo già da un’organizzazione abbastanza ottimizzata; quindi credo che altri possano riuscire ad avere risultati migliori.
Buon lavoro e buona “navigazione”!